Привет друзья!

 

Сейчас 7-33, и я еду экспрессом в Киев.

Давно в голове бродила идея этой статьи.

Сейчас появилось время чтобы собрать все эти мысли воедино и поработать над ней.

7 ноября, 2014

 

Что такое продуктивность?

 

Отовсюду нам твердят про продуктивность.

Что мы должны быть невероятно эффективны и продуктивны.

Что касается работы, это действительно так - нужно расходовать свое время и силы максимально правильно. Максимально эффективно.

Но не стоит перебарщивать. Иначе в один прекрасный день можно узнать, что кроме работы в жизни-то ничего и не было. А жизнь уже прошла.

 

Идеи продуктивности и тренды

 

Есть огромное и невероятное количество систем, которые позволяют сделать деятельность более продуктивной и эффективной.

Если захотите - вы найдете невероятно много статей на эту тему.

Многие бизнес журналы и блоги пестрят интервью с разными менеджерами, топ-менеджерами и прочими лидерами, которых называют гуру продуктивности.

Часто у них можно узнать много действительно полезных советов.

Иногда, наоборот - то, что практически никому не подойдет…

Например, руководитель одного из крупнейших российских банков писал о том, что он смотрит фильмы с ускорением в 2 раза и субтитрами.

И вообще делает все очень быстро.

Не думаю, что рядовому человеку подойдет подобный рецепт.

 

Но… Эта статья не об этом. Я хочу рассказать про самую распространенную ловушку в которую однажды попал и сам.

 

Самые распространенные ловушки

 

Одна из самых распространенных ловушек - идея о том, что мы всесильны.

Что голова наша подобна новейшему четырех (или восьми) ядерному процессору.

Что мы можем как Юлий Цезарь делать 2, 3, 4  или даже больше дел одновременно.

Речь не о том, чтобы обдумывать что-то в  момент, пока вы убираете или делаете что-то другое (это как раз и дает чаще всего отличные идеи). Если же заниматься одновременно разными делами, которые требуют достаточной концентрации и погруженности - это ловушка.

Когда то я так не считал.  Но!.. Я заблуждался.

 

1. Ловушка Бурной Деятельности

Сейчас какой-то тренд продуктивности. Нас поглощает этот процесс. Мы устраиваем гонку за результатом. А в погоне часто забываем о самом главном. О результате. О конечном результате.

Один мой знакомый, владелец небольшого предприятия по производству стройматериалов постоянно сталкивался с подобной проблемой. Глядя на него, я нашел и у себя признаки этой ловушки.

 

- Я забивал свой день кучей дел. Казалось столько всего нужного, важного и срочного.

Но, если приглядеться, и проанализировать, то половину этих дел, можно было перепоручить другим, а  половину - с чистой совестью забыть.

И оказалось, что я не делал ничего действительно нужного и важного для продвижения к цели.

 

        Итак, первая ловушка - ориентация на количество, а не на качество.

 

Перед тем как выйти из дома, чтобы пойти на какую-то встречу (а лучше, перед тем как ее назначить), или сделать какое-то дело, стоит задать себе несколько вопросов:

• насколько это важно для достижения моей цели
• может ли это сделать кто-то другой?

 

Это очень важная штука. Если вы ее недооцените - вы рискуете многим.

Этой простейшей технике меня научил Богдан Куринный.

Когда я начал ее применять, я скоро заметил, что раньше часто забивал день массой неважных дел и встреч, которые не приводили к реальному продвижению.

Зато создается иллюзия. Иллюзия сверхзанятости.

Мы, как этот делец из маленького принца, говорим себе “мне некогда, я занятой человек”.

 

Это еще называется имитация бурной деятельности.

 

Существует мнение, что есть только 2 вида деятельности:

 

• имитация бурной деятельности
• четкие и сфокусированные действия

 

Имитация бурной деятельности - это одна из форм самосаботажа или прокрастинации.

Вроде бы мы делаем, пашем, вкалываем.

Даже есть оправдание для себя - я так замахался, столько всего делал.

Но по итогу - реального продвижения практически нет.

 

В то время, как сфокусированность на чем-то конкретном - приносит результат.

Даже если вы будете делать небольшие действия, пользы и результата от них будет гораздо больше.

А времени, сил, и ресурсов затратите в конечном итоге меньше.

 

Сейчас какой-то невероятный тренд… Модно быть (или казаться) сверхзанятым. Все успевать, делать кучу дел одновременно.

За каждый углом спрятался и укоризненно глядит на нас кто-то более успешный. В погоне за ним, мы выжимаем из себя все.

Хватаемся за все сразу. Пытаемся быть везде. Все успеть.

И рискуем попасть в еще одну ловушку.

 

2. Ловушка Многозадачности

 

Нас окружают разные успешных люди, успешные проекты. Нам хочется того же. Мы тоже хотим чего-то достичь. Это может быть что-то свое у каждого.

Написать книгу, открыть бизнес, и что-то еще...

 

Когда вы начинаете сами что-то создавать - бизнес, проект - словом, воплощать свою идею, Вы сталкиваетесь с тем, что ваша цель чаще всего Большая и Объемная.

Особенно, если вы поставили себе какую-то Великую цель или решили реализовать сложный проект. 

Особенно опасна эта ловушка для небольших предпринимателей или тех, кто только начинает свое дело.

Те, кто более опытен, чаще всего прошли этот этап и нашли правильный выход из ловушки, но о нем дальше.

 

Чаще всего здесь люди и попадают в эту ловушку. А держит она крепко, словно трясина.

Представьте себе, что вы едете на автомобиле. Из чего это состоит, из каких действий?

Давайте разберем. Итак, это:

• знание правил дорожного движение
• работа ногами, чтобы нажимая педали управлять ускорением или замедлением автомобиля
• работа рулем - чтобы менять направление движение
• работа глазами. Вам нужно видеть:
  • соседей по потоку слева и справа,
  • автомобили впереди,
  • автомобили которые движутся сзади,
  • разметку на дороге (чаще всего отсутствующую или отвратительную),
  • дорожные знаки (не всегда видимые),
  • ямы и ухабы на дороге.

 

То есть, вам все это нужно контролировать одновременно.

Но!

Все это - составляющие части одного действия - управления автомобилем.

Вы обращали внимание, что начинаешь тупить за рулем, в то время когда говоришь по телефону?

Я наблюдал.

Наблюдал за собой 2 вещи:

1. звонок отвлекает меня от дороги.

2. если я сосредотачиваюсь на управлении машиной, то практически не улавливаю, чего от меня хочет собеседник.

 

Поэтому я не говорю за рулем по телефону. Разве что короткие разговоры, на которые можно ответить "ДА" или "НЕТ". Все.

Вы все помните шутки, про водителя маршрутки, который одновременно ведет автобус, курит, пьет кофе, отсчитывает сдачу и говорит по телефону.

Cмешно, правда?

 

В нашей повседневной жизни, с нами часто происходит то же самое.

Когда это происходит с вами, вы это не осознаете, и с вами происходит примерно то же.

Я попробую показать это на примере условного и абстрактного бизнеса.

В реальности все гораздо сложнее.

Что примерно происходит в голове, когда мы решаем открыть бизнес.

 

Произвести продукт:

1. какой должен быть?
2. как должен выглядеть?
3. какие должны быть параметры?
4. затраты на производство
5. как производить?
6. где производить?

 

Юридически:

1. Как оформить юридически?
2. Какую схему налогообложения выбрать?
3. Как собрать и оформить все документы?

 

Сбыт:

1. как продавать?
2. кто будет продавать?
3. как обучить сотрудников?
4. кто будет обучать?
5. как научиться продавать?
6. как рекламировать себя?
7. как доставлять продукт клиенту?
8. как общаться с клиентом?

 

Как себя рекламировать:

1. печатная реклама
2. реклама в интернете
3. реклама в траснпорте
4. узнать - какая еще бывает реклама
5. узнать - как все это успеть

 

Мне нужно сделать свой сайт:

1. каким он должен быть?
2. кому его заказать?
3. как сделать так чтобы не кинули?
4. как продвигать сайт?

 

Каждый из этих пунктов  можно делить еще на подпункты. Каждый проект состоит из множества задач из абсолютно разных сфер.  Каждый из этих разделов способен поглотить вас полностью.

Полностью….

 

Часто получаются задачи и объем работы, которые непросты даже для опытного предпринимателя или руководителя.  Что уж говорить, когда человек начинает с нуля.  Опытные бизнесмены перепоручают другим все, что только можно перепоручить. Тем самым освобождают свою голову и свое время.  Но, чаще всего начинающие имеют ограниченные ресурсы и пытаются все вытягивать на себе.

 

Как-то так:

 "Сейчас поищу офис быстренько, потом почитаю налоговое законодательство, потом почитаю как надо продавать, потом быстренько пообзваниваю клиентов,  а потом пораздаю рекламки..."

 

Получается, что вы не уделяете каждой задаче нужное внимание и время. А значит и результат от

таких действий тоже маленький. Это тоже можно назвать имитацией  бурной деятельности.

А она, как вы помните, не сильно ведет к результату.

Но самое главное заблуждение…

 

Миф о многозадачности

Кажется, что мы можем это делать одновременно.

Об этом пишут в журналах и блогах.

“Как я слушаю аудиокнигу, смотрю запись тренинга и бегу на беговой дорожке одновременно”.

 

Я даже вспомнил книгу очень хорошего советского фантаста, А. Беляева. Там был профессор, который

развил свой мозг и практически не спал.

Он писал разными руками и, кажется, думал он тоже над несколькими мыслями одновременно.

Но это - фантастика.

 

А пока...

Ученые проводили исследование деятельности мозга, наблюдая за его сигналами, в то время как испытуемые выполняли разные задания.

Оказалось, что мозг не делает одновременно несколько дел. Он между ними переключается. Быстро переключается.

 

То есть.

Если вы не просто делаете какое-то механическое действие, а пытаетесь за какое-то время сделать несколько разных задач, которые требуют умственной деятельности,

то вы не сможете полностью погрузиться в это, и работать над несколькими задачами одновременно. 

Например, если Вы хотите освоить какую-то сферу или внедрить что-то новое, Вам нужно:

• изучить много разного материала по этой тематике;
• выделить оттуда то, что вам нужно;
• внедрить это (технику, методику, что-то еще);
• посмотреть, в чем ошиблись или что не так сработало;
• проанализировать, что именно было не так;
• внести корректировки.

 

Это будет занимать вас полностью.

Если вы будете делать это сами, а не наймете кого-то другого.

Если вы станете делать что-то такое, что принадлежит разным сферам,

(к примеру одновременно разбираться с законодательством, СЕО продвижением, контекстной рекламой, и техниками продаж) - то вы почти гарантированно столкнетесь с тем, что вашим результатом станет: хроническая усталость, депрессия и неудовлетворенность собой, нервозность.

 

В голове каша. За что хвататься - непонятно. Все важно, все срочно, все надо было сделать вчера...

Тратится уйма времени, а в голове все равно каша.

Непонятно, за что браться, и проект практически не двигается.

На фоне всей задачи, или всего проекта - те результаты, которые получаются, выглядят маленькими. И кажется, что вы стоите на месте.

Часто, вслед за этим состоянием приходит депрессия, причин которой мы не понимаем.

 

Почему так происходит?

 

Мы видим перед собой большую цель.

Она объемная, ее векторы торчат, словно стрелы в разные стороны.

Хочется все сделать как можно быстрее.

Начать и довести до конца как можно быстрее.

 

Вы говорите себе - “Хорошо, я это сделаю”.

И впрягаетесь.

 

Затем, чаще всего случается вот что.

Вы понимаете, что эта цель большая, и наверное логичнее было бы взяться за большее количество дел. Чтобы сделать побольше. Все и сразу.

 

Звучит круто, правда? Но только на бумаге.

 

На самом деле…

Когда вы попытаетесь делать все и сразу сами - чаще всего получается стресс и разочарование.

Потому что результат не такой, как вы ожидали.

Мы размышляем примерно так:

”Есть мое время и мои силы. Их 100%.  

Я буду распределять их равномерно:

• сюда 50%

• и сюда 50%.

И, таким образом, все смогу сделать.”

 

Но… Это не работает.  Вы сможете выделять максимум 30%. 30 туда и 30 сюда. Итого максимум 60%.

Это первый аспект.

 

Второй, и еще более важный: мозг не многозадачен. Точнее - не так многозадачен, как об этом принято думать.

Он способен в одно время максимально продуктивно работать только над одной задачей.

Когда человек делает сразу несколько дел, то мы быстро переключаяемся между разными задачами..

Конечно, мы можем немного думать и о других делах, как бы в фоне.

Но, если мы взяли на себя несколько сложных задач, которые нужно делать в один промежуток времени

- вы рискуете получить сильный стресс и информационную перегрузку.

 

Падает концентрация, вы больше устаете, больше нервничаете.

Результат получается плохого качества.

А вы рискуете получить нервный срыв.

 

Негатив может усиливаться и потому, что наметив себе большую цель, и схватившись за все сразу - вы пашете, пашете и пашете.

А на фоне этой большой цели результата и продвижения практически не видно. Тогда депрессия тоже может усилиться.

Нам рассказывают со страниц журналов и блогов о том, как круто быть продуктивными многозадачными и прочее.

 

Но, важный факт! Об этом говорят в основном люди, которые не делают все эти задачи сами, а делегируют их другим. Сами же контролируют лишь результат и сроки.

Их голова свободна.

 

У таких известных и успешных людей можно и нужно очень многому учиться.

Просто перед тем, как что-то сделать - примеряйте на себя. Насколько такой совет или стратегия будет именно для Вас актуальны и эффективны.

 

Человек не робот

 

Невозможно сделать все одновременно. Человек - не робот.

Даже компьютер может зависнуть если будет одновременно выполнять несколько очень сложных задач (если ему не хватает мощности).

Если вы не будете себя беречь, если вы регулярно будете себя перегружать - этот стресс вырвется наружу.

Он обязательно проявит себя. В виде хронической усталости и бессилия, слабости или апатии.

 

Или как внезапно вспыхнувшая болезнь.

Мой друг однажды настолько заработался над проектом, что несколько недель он проводил дома не больше 7 или 9 часов  + невероятно напряженная обстановка в офисе, руководство, заказчики, сроки…

После того как проект сдали, он заметил у себя первые седые волосы.

Начал очень плохо себя чувствовать. У него на ровном месте появились проблемы с сердцем, при том, что он здоров как бык.

В лечебном санатории он приходил в себя месяц.

Вам такое надо?

 

Я в ловушке

Я и сам попадал в такую ловушку. Она очень сильно деморализовала меня.

Я пахал как вол, и не знал за что хвататься.

Все так важно и срочно. Уже давно все должно было быть сделано.

У меня опускались руки и портилось настроение.

 

И хоть я и знал об этой ловушке, но когда мы работали над новым сайтом я все равно в нее попал.

 

Было очень много разных задач.

Все было очень важным.

Я хватался за все сразу, но результат был далек от того, что я хотел.

Пока я не стал смотреть на себя со стороны.

 

Я признал, что мне все равно не сделать это все одновременно, качественно и быстро.

Я выделил главное на первый этап, разобрался с этим.

И дальше выделил главные задачи на следующие этапы.

Обозначил время для того, чтобы в них вникнуть, разобраться, и возможно поручить кому-то другому.

 

К примеру, раньше доходило до абсурда - я мог сам рисовать какие-то графические штуки, хоть и практически не умею пользоваться этими программами.

Теперь я поступаю проще. Я нашел восхитительного дизайнера, которой излагаю свои пожелания, дополняю это каракулями на бумаге - и мы получаем превосходный результат.

 

Возможно, это не совсем корректный пример делегирования, но зачастую - мы пытаемся сделать именно так.

Вникнуть в то, во что нам совсем вникать не нужно.

Тратим на это время, силы, иногда даже деньги.

 

А получаем все равно не тот результат, который хотели изначально. И потом платим деньги, чтобы нам сделали с нуля, так как надо.

Выход есть.

 

Он простой и давно известен.

 

В некоторых техниках тайм-менеджмента это называется “Съесть слона”.

Еще это называется “лазерная фокусировка”, и может быть как-то еще.

Суть проста. Вам нужно определить, что на данный момент времени является наиболее важным.

Наиболее значимым. И уделять максимально свое внимание только этой сфере.

 

Потому что вам, в любом случае, придется пробовать, ошибаться, вникать и разбираться.

Если вы будете уделять максимум сил и времени одной задаче или одной сфере задач - ваш результат будет лучше. Гораздо лучше.

Более того...

Если вы будете фокусироваться только на одном деле, то в конечном итоге  вы сделаете весь проект гораздо качественнее (а иногда и быстрее).

 

Если вы можете часть этих заданий поручить профессионалам, если у вас есть для этого ресурсы - делайте именно так.

В конечном итоге, так получится гораздо лучше, быстрее и качественнее .

Зачастую, оказывается дешевле и проще сразу заплатить специалисту, который знает, что и как надо делать, чем разбираться самому и двести раз переделывать.

Если есть возможность - то лучше платить деньгами, чем расплачиваться своим временем и здоровьем.

И еще...

 

О вреде сравнений

 

Никогда не сравнивайте себя с другими. Каждый из нас проходит какой-то свой путь, свои ошибки, свои уроки.

Кто-то может стать миллионером или магнатом в 20 лет, а кто-то только в 40 начинает делать, то о чем мечтал.

У каждого свой жизненный путь. Своя история и своя судьба.

У кого-то она одна, а у вас - другая. Ваша.

 

Если вы станете сравнивать себя с теми, кто преуспел чуть больше чем вы - вы всегда будете видеть, что сравнение не в вашу пользу.

Это обеспечит вам изрядную долю негатива и разочарования.

 

Но если вы будете смотреть на то, что и как делают эти люди, перенимать их опыт и учиться у них - тогда вам будет проще.

Просто дайте себе право быть самим собой.

Но учитесь - у лучших.

 

А вы попадали в такие ловушки? Расскажите в комментариях.

 

Богдан Инжир